Evenementiel LabM361

Utiliser l’événementiel pour générer des changements de comportement

Webinaire, congrès, sommet, atelier, lancement… Peu importe le type d’événement que nous conceptualisons, nous avons toujours une intention en tête : que les personnes participantes en ressortent avec l’envie d’opérer un changement de comportement.

Ce changement de comportement peut être l’incitation à adopter un mode de vie physiquement actif au sein du lieu de travail, l’engagement à contaminer positivement son milieu avec des gestes concrets et porteurs, l’évolution des perspectives et biais sur une thématique précise.

Ainsi, notre recette pour créer un événement et sa programmation comporte un amalgame judicieusement réfléchi d’apprentissages, de rencontres et d’émotions.

Les trois phases incontournables pour créer un événement mémorable… et mobilisateur

1. Les fondements de l’événement

Environ huit mois avant l’événement visé, les fondations se dessinent. Ce premier jalon essentiel est souvent escamoté alors qu’il fait vraiment la différence. En plus d’orienter clairement les actions à venir, une bonne fondation contribuera à la compréhension commune de l’ensemble des collaborateur·trices impliqué·es.

Cette étape comporte :

  • la priorisation des publics cibles ;
  • l’identification du changement de comportement souhaité ;
  • la raison d’être de l’événement ;
  • les objectifs de l’événement (idéalement 2 maximum).
Pourquoi comment quoi
Le Golden Circle de Sinek pour déterminer la raison d’être.

2. La conception de l’événement

Environ six mois avant l’événement, c’est le temps de se pencher sur la conception. Nul besoin de préciser qu’il faut garder en tête les fondements déterminés lors de la phase précédente !

Cette phase permet de réfléchir à ces aspects :

  • L’expérience vécue : on pense à chaque moment d’interaction que vit chacun·e des participant·es, et ce, toujours dans le but de soutenir le changement de comportement visé. Les éléments à considérer pour créer une expérience optimale touchent l’émotion, les cinq sens, l’ambiance, le facteur humain, le rythme, la variété et la reconnaissance. D’ailleurs, le modèle des 5E (The 5E Experience Model) peut être utile pour se pencher sur l’Engouement avant avec une activité pour mousser les inscriptions, par exemple, l’Entrée (accueil) soignée à l’événement même, l’Engagement avec l’activité principale pensée dans les moindres détails pour capter l’attention des participant·es, l’Échappée pour clore la boucle de l’expérience et l’Extension (poursuite) avec une continuité à amener à la maison ou envoyée à chacun·e pour se remémorer l’événement (article résumé du contenu livré, vidéo récapitulative, galerie photo, etc.).
  • Les parcours pédagogique et expérientiel que nous souhaitons offrir à nos publics cibles priorisés. La conception pédagogique s’intéresse au contenu, aux sujets à couvrir et à la meilleure façon de les aborder (par qui, selon quelle formule et dans quel lieu).
  • Le marketing événementiel permettant de promouvoir la tenue de l’événement.
  • Le choix des fournisseurs : il faut identifier et sélectionner les fournisseurs (audiovisuel, traiteur, captation, photographe, etc.).
  • La planification logistique : pour consigner toutes les informations relatives au déroulement de l’événement. Pensons notamment aux rôles et responsabilités, le matériel à prévoir, les scripts, les éléments visuels et technologiques, les plans de salle, les mesures d’atténuation (les plans B… et C !).

3. La livraison

Ce dernier jalon (qui se déroule environ deux mois avant le jour J) est à la fois intrinsèque et tributaire aux deux phases précédentes. Sans fondements, l’événement navigue à l’aveuglette et sans conception, il a une coquille vide, sans contenu à l’intérieur. La livraison doit donc être connectée aux fondements et à la conception, car on veut livrer un événement fidèle à ce qui a été réfléchi.

Un mot-clé à retenir pour cette phase : exécution. Il s’agit ici de :

  • mettre en œuvre la planification logistique ;
  • communiquer avec les parties prenantes ;
  • déployer les offensives de rayonnement prévues ;
  • effectuer les générales ;
  • faire les ajustements mineurs qui en découlent ;
  • superviser le déroulement détaillé le jour même et réagir en cas de pépins.

Les ingrédients de succès

Le succès et la qualité de l’événement conçu reposent sur la préparation en amont afin de s’assurer qu’il rejoigne la cible priorisée dans les fondements. C’est avec une intention bien définie vers un changement de comportement visé et une expérience à la hauteur de la conception imaginée pour elle que cet événement saura créer un effet transformateur !

Voici quelques conseils à conserver pour vos prochaines conceptions événementielles :

  • se doter d’une raison d’être qui est claire ;
  • réfléchir une expérience des participant·es optimale ;
  • s’assurer de l’engagement, pendant et après ;
  • prévoir le bon niveau technique (logistique, technologies) ;
  • mettre les participant·es en action (apprentissages) ;
  • miser sur le facteur humain (émotions, social) ;
  • viser la qualité des intervenant·es et fournisseurs (conférenciers, animateurs, etc.).

Concevoir un événement qui dessert un objectif commun est aussi motivant pour les artisan·es que pour les participant·es.

Vous aimeriez avoir un aperçu de ce que ça peut donner en fin de piste ? Découvrez quelques exemples de réalisations événementielles que nous avons conçues :

  • L’Élan, le grand rassemblement de La Lancée (2e édition) avec comme intention de générer un passage à l’action en matière d’avancement féminin de la part des décideur·es et influenceur·es par un geste concret dans leur milieu en sport, plein air ou activité physique
  • Événement virtuel 100° co-animé par Bernard Lavallée, le nutritionniste urbain, qui souhaite inspirer les acteur·trices à initier des projets porteurs de changement durable en lien avec l’éducation alimentaire des jeunes
  • Formule ACTIZ pour aider les PME du Québec à implanter des mesures durables pour optimiser le bien-être de leurs employé·es, tout en stimulant la croissance de leur entreprise

Cet article a été rédigé par :

avec l’apport de mes collègues (Anne-Marie Angers-Trottier et Marianne Lacharité-Lemieux) !